Un Gestionale che si usa con un pollice

Il cliente

Un'azienda di impianti elettrici di Milano: il titolare e quattro tecnici, sempre fuori, spesso su cantieri diversi nella stessa giornata.

Il problema

Tutto passava dalla carta. I rapportini si compilavano a fine giornata, quando ci si ricordava, e arrivavano in ufficio con giorni di ritardo o non arrivavano affatto. Le ore da mandare al consulente del lavoro si ricostruivano a memoria. Le firme dei clienti stavano su fogli che diventavano illeggibili. Le scadenze — assicurazioni, contratti, manutenzioni — si ricordavano quando erano già passate.

I gestionali di mercato che avevano guardato costavano un abbonamento a utente e chiedevano venti minuti di formazione per compilare un documento che, su carta, richiedeva due minuti.

L'approccio

Nessuna analisi di sei mesi. Sono partito dal gesto: un tecnico, in piedi, con una mano sola, davanti al cliente che aspetta. Tutto ciò che non sopravvive a quella situazione è stato tolto.

Durante lo sviluppo abbiamo eliminato tre funzioni già scritte e funzionanti — le timbrature di inizio e fine giornata, le checklist e le ore interne — perché aggiungevano attrito senza dare in cambio informazioni che servissero davvero. Quello che rimane si impara in cinque minuti.

La soluzione

La bolla

Data, cliente, descrizione, ore, chi c'era, materiali, foto, firma sullo schermo. Il cliente nuovo si crea al volo mentre si scrive, senza uscire dal modulo. I materiali propongono i prezzi già usati in passato. Al cliente si stampa o si manda un PDF con logo, ragione sociale e partita IVA; le foto restano interne e non compaiono mai sul documento.

Le ore

Ogni tecnico dichiara le proprie ore dalla home, anche zero, o segna permesso e ferie, e scrive in un elenco libero dove è stato. L'amministrazione vede il riepilogo per persona, gli straordinari calcolati giorno per giorno, ed esporta il CSV per il consulente. A periodo chiuso, le ore si bloccano e nessuno le ritocca più.

L'ufficio

Le bolle si raggruppano per lavoro, si classificano per tipo, si segnano pagate e fatturate. Una bolla completata viene bloccata: da quel momento non si modifica più, nemmeno da amministratore, che può solo riaprirla con un gesto esplicito.

L'automatismo

Ogni notte un processo pianificato controlla le scadenze, avvisa i clienti ai tempi giusti, rinnova quelle ricorrenti, invia i riepiloghi mensili e segnala al titolare quello che è rimasto indietro. Un modulo pubblico raccoglie le richieste di targhette per i citofoni, con allegati e protezione antispam, e le fa arrivare direttamente in gestione.

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